W 8BEN E Ausfüllhilfe - Deutsche GmbH

Wie man als deutsche GmbH das W-8BEN-E Formular in 5 Minuten richtig ausfüllt

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deutsche Ausfüllhilfe

Als deutsche GmbH das W 8BEN E Formular korrekt ausfüllen

So vermeiden Sie hohen bürokratischen Aufwand

Wenn man das W-8BEN-E Formular ausfüllen will, stellen sich einem umfangreiche Fragen zu den Bezeichnungen einer deutschen GmbH. Fachwissen und somit bürokratischer Aufwand von mehreren Stunden oder Tagen sind die Folge - so war es jedenfalls bei mir.

Checkliste zeigt Ihnen was wo anzukreuzen ist - fertig!

Die Ausfüllhilfen sind nicht ohne Fachwissen um US-amerikanische Steuerrecht und deren genaue Begriffe zu verstehen. Mit der Checkliste sehen Sie sofort, wo die Kreuzchen zu sezten sind um das Formular korrekt für eine deutsche GmbH auszufüllen.


Abb: Gelb markierte Stellen ausfüllen oder ankreuzen - fertig!

Gelb markierte Stellen ausfüllen

Wenn Sie eine deutsche GmbH haben und das W8BENE Formular ausfüllen müssen, dann sind Sie hier richtig!

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US Steuerbehörde IRS verlangt von deutschen Unternehmen das Formular W-8BEN-E

Viele deutsche Unternehmen werden derzeit vermehrt von US-Geschäftspartnern aufgefordert, das Formular "W8BEN-E" der U.S.-Steuerbehörde (IRS) auszufüllen. Das geschieht auch oft über Ihre Bank oder andere Institutionen.

USA: Neues W-8BEN/E-Formular seit Oktober 2021

Bei einer Bestellung von Produkten oder der Beauftragung von Dienstleistungen durch US-amerikanische Unternehmen bitten diese um Vorlage des „Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding“.

In den USA ansässige Unternehmen sind dazu verpflichtet, die Einholung dieses Formulars zu verlangen. Andernfalls müssen sie die gegebenenfalls anfallende US-Quellensteuer einbehalten und an die Steuerbehörden weiterleiten.

Das gilt auch, wenn Sie Aktien von US Firmen wie Facebook, Amazon, Google und Co halten.

Bei Nichtbeachtung: 30% Steuer wird einbehalten!

Wird das Formular nicht ausgefüllt, besteht die Gefahr, dass der U.S.-Geschäftspartner eine 30%-ige Quellensteuer einbehält oder das Geschäft erst gar nicht zustande kommt.

Es gibt zwei unterschiedliche Formulare:

im Falle von natürlichen Personen und Einzelunternehmen das Formular W-8BEN https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw8ben.pdf im Falle aller anderen Unternehmen dagegen das Formular W-8BEN/E. https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw8bene.pdf

Zudem ist gegebenenfalls im Falle des Formulars W-8BEN entweder

  • eine US-Social Security Number (SSN) oder
  • die Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) und

im Falle des Formulars W8-BEN/E

  • die Federal Tax ID (EIN) anzugeben.

Formular ist 3 Jahre gültig

Das ordnungsgemäß ausgefüllte W-8BEN-Formular und das W-8BEN/E-Formular sind wirksam beginnend mit dem Tag der Unterzeichnung bis zum Ende des darauffolgenden dritten Kalenderjahres (zum Beispiel Unterzeichnung am 15.07.2019, das Formular bleibt wirksam bis zum 31.12.2022), es sei denn, das Formular muss aus anderen Gründen geändert werden. Zum Beispiel Änderung der Adresse, der Firmierung oder der Rechtsform der Gesellschaft.

Ausfüllanleitung in englisch mit amerikanischen Bezeichnungen für Profis

Die Ausfüllanleitung für beide Formulare ist auf der Seite des Internal Revenue Service (IRS - https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/iw8.pdf) veröffentlicht. Jedoch ist eine gewisse Fachkenntnis im US Steuerwesen notwendig, um alles korrekt zu verstehen und an die eigenen Gegebenheiten anzupassen.

Offizielle Ausfüllanleitung auf deutsch ist umfangreich

Auf 19 Seiten hat die offizielle Stelle der US Tax Authority eine deutsche Anleitung verfasst. Diese ist fachlich korrekt, jedoch nicht besonders einfach anzuwenden. Es ist also steuer-juristische Sicherheit Ihrerseits gefragt.

Bürokratischer Aufwand für GmbH dennoch gegeben

Viele Unternehmen sind folglich mit dem Ausfüllen des W8BEN-E Formulars - verständlicherweise – überfordert. So ist das Formular nicht nur relativ unübersichtlich und schwer verständlich, sondern erfordert auch Fachkenntnisse der US Steuer.

Kostenpflichtige Hilfe von AHK New York für deutsche Unternehmen bei Sonderfällen

Darüber hinaus bietet die German American Chamber of Commerce Inc. New York (AHK New York) deutschen Unternehmen Hilfestellung beim Ausfüllen der Formulare an. Unternehmen, die Interesse an einer Inanspruchnahme dieser kostenpflichtigen Leistung haben, können sich direkt an die AHK New York wenden. In Besonderen Fällen rund um die Steuerabgaben mit der USA sollten Sie das Nutzen. In vielen Fällen ist das aber für eine einfache deutsche GmbH, die Gewinne aus Aktien erzielt gar nicht notwendig.

Schnelle W8BENE Ausfüllanleitung hier zum Download

Für alle, die den einfachen Weg gehen wollen bieten wir hier eine deutsche Anleitung an, die klar zeigt, wie das W8 Steuerformular für eine deutsche GmbH auszufüllen ist.

Wie betreiben mehrere GmbHs und müssen das Formular immer wieder ausfüllen und einreichen. Daher haben wir diese Anleitung verfasst und stellen Sie Ihnen für einen geringen Betrag zur Verfügung.


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Wer muss W-8BEN-E ausfüllen?

Wer als deutsches Unternehmen von Firmen in der USA Einkünfte generiert, der müsste 30% US-Steuer abführen. Da die USA mit Deutschland ein Doppelbesteuerungsabkommen hat, sollte man das W-8BEN-e Formular ausfüllen, um nur die deutsche Steuer bezahlen zu müssen.

Was ist W-8BEN-e?

Das US Steuerformular W-8BEN-e ist für Unternehmen (engl: Enterprise – daher auch der Zusatz -e im Formularnamen), die die Vorteile des Doppelbesteuerungsabkommen in Deutschland nutzen wollen. So vermeidet man die 30% US Steuer.

Was ist das w8bene Formular?

Das W-8BEN-e Formular wird von der US Steuerbehörde für alle nicht-ansässigen Ausländer (nonresident alien) genutzt, um die US Quellensteuer zu reduzieren oder zu vermeiden.

Wie ist das W8bene Formular auszufüllen für eine deutsche, österreichische oder schweizer GmbH?

Wer in den USA Einkünfte aus Aktien, Mieten oder Renten bezieht, der ist US-Steuerpflichtig. Da Deutschland ein Doppelbesteuerungsabkommen mit den USA hat, können Unternehmen diese Abgabe reduzieren und nur einmal in Deutschland versteuert werden.

Wer bietet Ihnen diese Ausfüllhilfe an?

Ich habe selbst mehrere GmbHs und muss für die Erträge aus Aktiengeschäften das W8BENE Formular immer wieder ausfüllen. Rücksprachen mit Banken und Steuerberater waren aufwändig und zeitintensiv. Da haben wir uns eine W8BENE Ausfüllhilfe in deutsch zurechtgelegt mit der wir die Formulare schnell und korrekt ausgefüllt vom Tisch haben. Diese bieten wir hier auch Ihnen an.

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